El objetivo de la norma es que las empresas identifiquen y prevengan los factores de riesgo psicosocial que pueden afectar la salud de los colaboradores . No se trata de modificar la forma en la que se les habla o se les asignan tareas.
La norma busca que las empresas construyan espacios de trabajo que impacten positivamente en la calidad de vida de los colaboradores y, por ende, en su éxito dentro de la compañía.
En México, casi 29% de los empleados tiene un horario de trabajo muy largo, según la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE). Pese a esto, la NOM-035 es de carácter preventivo y solo obliga a las empresas a mejorar su clima organizacional, no a modificar el tiempo de las jornadas .
La norma no da los lineamientos para que las empresas pongan en el centro de sus decisiones al colaborador, aunque el cambio de políticas internas y el aumento del salario emocional son fundamentales para acabar con espacios tóxicos de trabajo.
A partir del 2020, la penalización irá de 250 a 5,000 unidades de medida y actualización (UMA). Esto equivale a sanciones que van de 21,122 a 422,450 pesos.
Para octubre de 2019, las empresas deben cumplir con las medidas preventivas, es decir, con el desarrollo de políticas que permitan identificar cualquier tipo de riesgo psicosocial o violencia laboral dentro de la organización. Deberán identificar a los trabajadores que vivieron un acontecimiento traumático, desarrollar medidas de prevención y promover un entorno organizacional favorable. Para octubre 2020, las empresas deberán haber aplicado el cuestionario de riesgo psicosocial y entorno organizacional favorable según aplique por la cantidad de trabajadores.
La vigilancia del cumplimiento de la NOM-035 solo estará a cargo de las unidades de verificación aprobadas por la STPS y previamente certificadas por la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA). A su vez, las empresas podrán identificar los factores de riesgo con los cuestionarios que la misma norma pone a su disposición.
Los cuestionarios de riesgo psicosocial y entorno organizacional favorable, deberán estar aplicadas para el 23 de octubre del 2020. De manera continua, las empresas deberán implementar programas y acciones específicas para mitigar o prevenir los riesgos identificados, mediante la aplicación de exámenes médicos y evaluaciones psicológicas a los trabajadores expuestos a algún tipo de violencia laboral o factor de riesgo psicosocial.
Las compañías deberán implementar sus propias acciones para construir entornos más saludables . Hay diferentes opciones de capacitación e integración de equipos de trabajo, desde cuartos de escape, talleres de liderazgo y meditación, hasta sesiones de coaching impartidas por consultores capacitados por la misma STPS.
Las responsabilidades varían según el número de trabajadores con que cuentan las empresas: hasta 15 personas, de 16 a 50, y más de 50. Los centros de trabajo que tengan entre 16 y 50 trabajadores únicamente deberán realizar la identificación y análisis de los factores de riesgo psicosocial, incluyendo a todos los empleados. En tanto, los que tengan más de 50 trabajadores deberán realizar la identificación y análisis de los factores de riesgo psicosocial y la evaluación del entorno organizacional.
Hay dos opciones, por medio de la STPS (Secretaría del Trabajo y Previsión Social) o de las unidades de verificación, que son empresas particulares o personas físicas o morales que hacen todo un procedimiento para la verificación.
Cuando la visita es por parte de la STPS se le llama visita de inspección porque tienen la capacidad y la facultad de verificar el cumplimiento, pero también de sancionar las irregularidades que lleguen a encontrar con respecto a las obligaciones que le correspondan a la empresa, otra característica es que sus visitas son aleatorias e inesperadas ya que avisan con solo 24 horas de anticipación en caso de visitas ordinarias y en las visitas extraordinarias llegan en cualquier momento,, y es obligatorio atender esta visita, es gratuito.
Las visitas realizadas por las Unidades de verificación se les llama visitas de verificación porque no tienen la facultad de sancionar administrativamente, son contratadas por la empresa, quien decida el momento oportuno para dicha visita, no son obligatorias así que es opcional que las empresas las contraten o no.
Sí, es necesario que se notifique a la mayoría para que se preparen si son entrevistados y que corroboren que se está dando seguimiento a la norma con todo lo que se les ha llevado a cabo dentro de la empresa. Y, durante la misma, debe tomarse nota del proceso para trabajar con los colaboradores sobre las sugerencias y observaciones.
Dos o tres miembros del comité que hayan estado trabajando en la Norma para que el inspector se presente, les indique cuál será el procedimiento, estén atentos a la entrega de documentos que soliciten, lo acompañe a hacer recorridos por la empresa, tome nota de las sugerencias y verifique las entrevistas que se realizan.
Se recomienda que haya un lugar establecido donde el inspector pueda trabajar, otorgarle facilidades y comodidades entregarle el informe realizado y la documentación requerida por el funcionario público, la cual será, afiliaciones al IMSS, contratos de trabajo, reglamento interior de trabajo, expedientes de los trabajadores, encuestas de la NOM035, actas de seguimiento, etc.
Se deben tener todos los documentos y registros preparados e ir otorgándolos al inspector conforme los vaya solicitando. Es importante no improvisar, hay que entregar únicamente los documentos que se tenga. En caso de no contar en ese momento con toda la documentación, se les concederá 5 días para que se exhiban ante la Secretaría del Trabajo que autorizó la orden de visita.
El inspector dará esa información al inicio, la cual dependerá del tamaño y giro de la empresa; puede durar de 2 a 4 horas. Debe monitorearse el ritmo de la verificación para que se cumplan todos los requisitos en el tiempo acordado.
Lo común es que en una visita se aborden varias normas para agilizar el tiempo de inspección, sin embargo, para la Nom035 debe ser específica.
Debe haber un trabajo previo como empresa para crear un escenario de participación donde se sensibilice e informe a los colaboradores el objetivo de la norma, y explicar que el medio para obtener los resultados son las encuestas, y conforme al análisis que se realice con los resultados antes mencionados, se elaboran planes de acción.
Si se señala algún incumplimiento, se otorgarán 5 días para que se presenten las pruebas correspondientes para demostrar que se está cumpliendo. En caso de que aun así no se cumpla con lo indicado, se da un plazo de hasta 30 días para implementar lo necesario y pueda cumplirse. Si después de este tiempo no se lleva a cabo, existirá una resolución donde se les impongan las multas.
Debe aplicarse a todo el personal por lo menos en una ocasión cada dos años; cuando se trata de nuevos colaboradores, se les aplica desde que ingresan para saber si hay algún problema que resolver.
La Secretaría Federal tiene una plantilla limitada, por lo que elige para inspeccionar a los sectores estratégicos de cada una de las regiones en el país y a los centros de trabajo que tienen mayor cantidad de trabajadores.
La Secretaría Estatal tiene una plantilla de inspectores más grande para cada Estado distribuidos en todas las ciudades que conforman al Estado, por lo que eligen empresas de todos los sectores y tamaños.
Cualquier de las dos Secretarías deben entregar un acta de inspección con vigencia de un año para que no vuelvan a hacer la inspección por la misma norma.
Solo en los casos en que exista una queja de un trabajador de la empresa, es cuando se autorizan inspecciones extraordinarias las que pueden ocurrir más de una al año.
Son empresas particulares o despachos acreditados por la EMA (Entidad Mexicana de Acreditación A.C.), quienes son los responsables de solicitar todos los documentos y procesos con los que deben demostrar que tienen la capacidad de ser unidades de verificación, el tiempo para este proceso se estima de al menos 6 meses y las empresas pagan por la acreditación.
Después tienen que ser aprobadas por la STPS (Secretaría de Trabajo y Previsión Social) Federal, quienes vuelven a revisas su proceso, su cobertura, y tarifas que planean cobrar, tiempo que tardarían en realizar la verificación y la forma de presentar las observaciones.
Cuando las empresas ya tienen la acreditación y la aprobación ya se pueden considerar como Unidades de verificación.
Al 31 de julio de 2020, solo 9 empresas estaban acreditadas por la EMA, pero ninguna aún aprobada por la STPS.
Las 6 primeras obligaciones se inspeccionan desde octubre 2019, las 5 obligaciones restantes apenas serán inspeccionadas a partir de octubre de 2020.
A través de:
Constatar el cumplimiento de las disposiciones de la NOM -035 implementadas por la empresa.
Nivel 1: Indaga si la persona conoce lo que al inspector le interesa constatar.
Nivel 2: Verifica si el trabajador comprende de qué se trata lo que le está preguntando.
Nivel 3: Corrobora si el trabajador aplica el conocimiento en su trabajo.
Conforme al muestreo por selección aleatoria:
De 1 a 15 trabajadores, 1 trabajador por entrevistar.
De 16 a 50 trabajadores, 2 trabajadores a entrevistar.
De 51 a 105 trabajadores, 3 trabajadores a entrevistar.
Más de 105 trabajadores, 1 por cada 35 trabajadores hasta un máximo de 15.
Es importante tener la disponibilidad de colaborar con el inspector o verificador en caso de que decida entrevistar a 2 o 3 personas más o menos de lo calculado según la muestra.