Como bien sabes, es más fácil organizarte cuando tienes cada elemento en su lugar, lo mismo pasa con tus archivos y correos electrónicos; una buena organización te ayudará a localizarlos fácilmente.

Sigue cuidadosamente esta guía y podrás enviar automáticamente tus correos a las carpetas en donde los necesites, entre otras reglas de Outlook que te permiten mover, marcar y responder a mensajes de correo electrónico automáticamente; o reproducir sonidos, mover mensajes a carpetas o mostrar alertas de nuevos elementos. Las reglas son casi indefinidamente personalizables y hay una gran variedad de opciones que puedes establecer para cada tipo de regla que crees.

Existen tres tipos de reglas que puede crear con el Asistente para reglas.

Para mantenerse organizado: estas reglas ayudan a filtrar, archivar y controlar el seguimiento de mensajes.

Para mantenerse actualizado: esta regla te notifica cuando recibe un mensaje que se ajusta a un conjunto de criterios específicos.

Y reglas personalizadas: estas son reglas que se crean sin una plantilla.

Para mover un elemento de un remitente determinado o con determinadas palabras en la línea de asunto a otra carpeta, puedes crear esta regla directamente desde un mensaje que hayas recibido, al dar clic en el botón derecho del mouse sobre el mensaje en el listado de la bandeja de entrada, y luego, seleccionar “reglas”, posteriormente, elige algunas de las sugerencias predeterminadas o, si no te convencen, la opción “Crear regla”. En el cuadro de diálogo “Crear regla”, selecciona una o varias de las tres primeras casillas de verificación.

En la sección “Haga lo siguiente” (debajo de las opciones de la imagen anterior), si deseas la regla para mover un mensaje a una carpeta, activa la casilla “Mover el elemento a la carpeta”; a continuación, selecciona la carpeta en el cuadro de diálogo “Seleccionar carpeta que aparece” y, a continuación, “Aceptar”.

También, puedes seleccionar Archivo > Preferencias de Outlook > Reglas para abrir el cuadro de diálogo “Reglas y alertas”.

Para iniciar desde una regla en blanco, selecciona “Aplicar regla a los mensajes recibidos” o “Aplicar regla a los mensajes que envío”.

Edita la descripción de la regla, haz clic en cualquiera de las opciones subrayadas para establecerlas. Por ejemplo, si has seleccionado “Marcar los mensajes de alguien para su seguimiento” en el paso anterior, haz clic en “personas o grupo público” para seleccionar los mensajes de los remitentes que deseas marcar, después haz clic en seguimiento en este momento para seleccionar una marca y una fecha de seguimiento. Posteriormente, sigue los pasos que el asistente te da automáticamente para que puedas personalizar aún más estas reglas.

Para crear rápidamente una regla que mueva todo el correo electrónico de un remitente específico o de un conjunto de remitentes a una carpeta, haz clic con el botón derecho en el mensaje de la lista para el que quieras crear una regla y selecciona “Crear regla”.

Elige la carpeta a la que quieras que se muevan todos los mensajes de ese remitente o conjunto de remitentes y, después, selecciona “Ok”. La regla se aplicará a todos los mensajes entrantes. Si deseas ejecutar inmediatamente la regla en la bandeja de entrada, activa la casilla de verificación para “Ejecutar esta regla ahora” en la bandeja de entrada.

No olvides explorar todas las opciones que tienes para crear una regla en tu correo electrónico y así, organizar todos tus mensajes. Recuerda, la mejora en las habilidades digitales permite el uso seguro y eficiente de las tecnologías de la información.

Si tienes alguna duda o pregunta, no olvides consultar el sitio “Desarrolla tus habilidades digitales” disponible desde los accesos directos de nuestro portal UDLAP o llamar a Service Desk.