Programar reuniones en Microsoft Teams

No solo durante el trabajo en casa, sino en la oficina, las sesiones de trabajo ocupan casi la mitad de nuestro tiempo en muchos de los casos, pues son esenciales para la colaboración entre las personas involucradas en los distintos equipos de trabajo.

Para que la gestión de estas reuniones sea más efectiva te decimos cómo programar reuniones con Microsoft Teams.

Primero, puedes hacerlo desde la aplicación de Teams, Teams en Office 365 u Outlook (recuerda ingresar a estas plataformas con tu usuario y contraseña UDLAP).

Para hacerlo en Teams o Teams 365 deberás:

  • Localizar en la parte izquierda de Teams la barra del menú de color morado. Ahí encontrarás una opción llamada ‘calendario’. Al hacer clic, mostrará tu agenda y podrás actualizar y crear nuevas reuniones de acuerdo a lo que necesites.
  • Al dar clic sobre cualquiera de los horarios de tu calendario, automáticamente se abrirá una ventana para configurar una reunión, en la que podrás establecer título, ubicación, fecha y hora, si es recurrente o no, detalles de la reunión, etc.
  • No olvides explorar minuciosamente todas las opciones y dar clic en “guardar” al terminar.
  • Una de las grandes ventajas de realizar la programación de la reunión en Teams es que puedes ver si las personas a las que estás invitando están disponibles para unirse a tu reunión. Podrás ver un letrero de “Ocupado” o “Libre”, debajo del nombre de un asistente al terminar de colocar sus datos en la barra de los asistentes.

Desde Outlook:

  • Da clic en el menú principal “Inicio” y en las opciones de menú mostradas en la barra superior localiza la opción “Nuevos elementos”. Te desplegará una lista donde deberás elegir “Reunión de Teams”.
  • En la nueva ventana que aparecerá podrás elegir el título de la reunión, los asistentes obligatorios y opcionales, la fecha y hora de inicio y de fin de la reunión, su ubicación, periodicidad, entre otros.
  • Si utilizas Mac y la opción “Reunión en Teams” no aparece en Outlook, llama a Service Desk para que te apoyen a habilitarla.

Y ya estarán listas tus reuniones. Recuerda que Teams se sincroniza con Outlook para incluir esta reunión en su calendario y recordarte con minutos de anticipación acerca de tu reunión.

La mejora en las habilidades digitales permite el uso seguro y eficiente de las tecnologías de la información.

Si tienes alguna duda o pregunta, no olvides consultar el sitio “Desarrolla tus habilidades digitales” disponible desde los accesos directos de nuestro portal UDLAP o llamar a Service Desk.