Como ya sabes, las herramientas de Microsoft 365 son de uso gratuito con tu cuenta UDLAP, por ello, te damos algunos consejos para que las aproveches en tus labores diarias. En esta ocasión te hablamos de una particularidad que Outlook y Teams te ofrecen para poder administrar tus tiempos de trabajo y descanso: hablamos de programar el estado de “fuera de la oficina”.

Para poder hacerlo en Teams, te sugerimos:

• Seleccionar tu imagen de perfil en la parte superior de la Teams y seleccionar “Establecer mensaje de estado”, que aparece justo debajo de la imagen.

• Selecciona “Programar fuera de la oficina” en la parte inferior de las opciones.

• En la pantalla que aparece, activa el botón de alternancia junto a “Activar respuestas automáticas”.

• Escribe el mensaje que deseas dejar para que sepan que estás fuera de la oficina, en el cuadro de texto. Este mensaje aparecerá cuando las personas se pongan en contacto contigo desde Teams o abran tu perfil. También se enviará como respuesta automática en Outlook.

• Es necesario que escribas este mensaje para que la opción pueda activarse y pueda sincronizarse con tu calendario.
• Termina de completar las opciones en este menú y da clic en “Aceptar”.
• Selecciona las fechas y horas en las que se iniciará el mensaje y el estado de fuera de la oficina, activando la casilla situada junto a “Enviar respuestas solo durante un período de tiempo”.
• Termina de completar las opciones en este menú y da clic en “Guardar”.

También puedes realizar esta acción en Teams desde el menú junto a tu imagen de perfil en la parte superior derecha de Teams, en el ícono del engrane y ahí, deberás elegir Configuración > General y luego “Fuera de la oficina” y seguir el resto de los pasos.

Si por algún motivo, deseas borrar el estado de fuera de la oficina y desactivar la respuesta automática en Teams, al realizar los pasos anteriores, y en la opción “Programar fuera de la oficina”, desactiva el botón de alternancia junto a “Activar respuestas automáticas” y selecciona “Guardar”.

Para realizar esto desde Outlook, deberás:

• Seleccionar en el menú de la barra superior de Outlook, la opción “herramientas” y posteriormente el ícono de “fuera de la oficina”.
• En ese menú, deberás seleccionar la cuenta en la que pondrás el mensaje y posteriormente selecciona la opción “Enviar respuestas automáticas para la cuenta…”.

• Después, escribe tu mensaje, activa la casilla de “Enviar este mensaje solo durante un periodo de tiempo” y completa las opciones.

Como podrás ver, en Outlook se te da la opción de escribir un mensaje para responder al primer correo de cualquier contacto que te llegue durante este tiempo. Si no deseas esto, no escribas el nuevo mensaje.

¡Y listo! Tus contactos sabrán que estás fuera de la oficina si desean comunicarse contigo durante este tiempo. Si lo deseas, en tus mensajes, puedes ser más específico, diciendo qué día regresarás o con quién puede contactarse en tu lugar durante tu ausencia.

Recuerda, la mejora en las habilidades digitales permite el uso seguro y eficiente de las tecnologías de la información.

Si tienes alguna duda o pregunta, no olvides consultar el sitio “Desarrolla tus habilidades digitales” disponible desde los accesos directos de nuestro portal UDLAP o llamar a Service Desk.