Conoce acerca de los grupos de Microsoft 365

Como ya sabes, Office 365 te ofrece muchas herramientas que permiten impulsar la productividad en nuestras actividades, por ello, en esta ocasión te hablaremos de los Grupos de Office 365.

Las diferencias entre Teams y Grupos de Office 365 son menos evidentes puesto que las dos herramientas comparten una gran parte de la infraestructura. De hecho, puedes crear un equipo de Teams a partir de un grupo de Office 365 existente.

  • Funciona con las aplicaciones de Office 365, de manera que los usuarios pueden realizar co-autoría de los archivos, almacenar archivos en la biblioteca de documentos del grupo, tomar notas con OneNote, organizar y asignar tareas a través de Planner, programar reuniones o enviar correos dentro del grupo.
  • Los grupos de Microsoft 365 te permiten elegir un conjunto de usuarios con el que desees colaborar y configurar con facilidad una colección de recursos para compartir con ellos. Contarás con recursos como una bandeja de entrada de Outlook compartida, un calendario compartido o una biblioteca de documentos para colaborar en archivos.
  • No es necesario que te preocupes de asignar permisos de forma manual a todos esos recursos, ya que, al agregar los miembros al grupo, de forma automática, se les conceden los permisos que necesitan para obtener acceso a las herramientas que el grupo proporcione. Además, los grupos son la experiencia nueva y mejorada de las listas de distribución o los buzones compartidos.
  • Al crear un grupo, necesitarás decidir si quieres que sea un grupo privado o público. Cualquier usuario de la organización puede ver el contenido de un grupo público, así como unirse al grupo. Solo los miembros de un grupo privado pueden ver el contenido del grupo y, para que un usuario pueda unirse a un grupo privado, es necesario que el propietario del grupo apruebe una solicitud.
  • Los usuarios externos a la organización no pueden ver ni obtener acceso a los grupos privados ni a los grupos públicos, excepto si esos usuarios recibieron permisos específicos como invitados. Puedes hacerlo desde cualquier aplicación de Office 365 al seleccionar la opción de “Compartir”.
  • ¡Y listo! Ya puedes empezar a trabajar con los grupos de Microsoft 365.

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