Funcionalidades del Calendario de Outlook

Seguramente conoces el “Calendario” de Outlook, y ya organizas tus tiempos en el trabajo y actividades diarias, con la ventaja de estar totalmente integrado con correo electrónico, contactos y otras características. Hoy te damos algunos consejos adicionales para utilizar esta herramienta con mayor agilidad.

Con el Calendario de Outlook puedes crear citas y eventos, organizar reuniones, ver programaciones de grupo y mucho más.

Para crear citas y eventos. Haz clic en cualquier intervalo de tiempo en el calendario y empieza a escribir para crear tu cita o evento. Puedes optar por que un sonido o mensaje te recuerde citas, reuniones y eventos, y puedes colorear elementos para una identificación rápida.

Para organizar reuniones. Selecciona una hora en el Calendario, crea una solicitud de reunión y selecciona las personas a las que deseas invitar. Cuando se envía la solicitud de reunión por correo electrónico, los invitados reciben la solicitud en su “Bandeja de Entrada”.

Cuando los invitados abren la solicitud, pueden aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar la reunión haciendo clic en un solo botón. Si la solicitud entra en conflicto con un elemento en el Calendario de los invitados, Outlook muestra una notificación. Como organizador de la reunión, puedes permitir que los invitados propongan una hora de reunión alternativa. Como organizador, también puedes realizar un seguimiento de quién acepta o rechaza la solicitud o quién propone otra hora para la reunión abriendo la solicitud.

Puedes marcar a los asistentes como necesarios u opcionales y agregar el asunto de la reunión, la hora de inicio y la hora de finalización y la ubicación.

Otros tips. En Outlook 2016 y Outlook para Microsoft 365, puedes empezar a escribir el nombre de una ubicación, y Outlook buscará coincidencias de ubicación. Selecciona una de las sugerencias para elegir la ubicación o continúa escribiendo para ir a otra ubicación.

Haz clic en “Asistente para programación” y, a continuación, en “Buscador de sala” para comprobar la disponibilidad y reservar salas.

Para adjuntar un archivo a una convocatoria de reunión, en el menú “Insertar”, selecciona “Adjuntar archivo” y, a continuación, elige el archivo que deseas agregar. Al crear una solicitud de reunión, puedes impedir que los asistentes a la reunión reenvíen la solicitud de reunión a otras personas. En el “Asistente para programación”; ahí deberás quitar la selección en “permitir reenvío”.

¿Sabías que podrías hacer todo esto con Outlook?

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