Cómo utilizar Microsoft Lists como una base de datos

¿Ya has escuchado hablar de Microsoft Lists? Se trata de una aplicación de seguimiento inteligente de Microsoft 365 que te ayuda a organizar tu trabajo. Las listas son simples, inteligentes y flexibles, para que puedas estar al tanto de lo que más le importa a tu organización.

Microsoft Lists sirve para realizar un seguimiento de los problemas, los activos, las rutinas, los contactos, el inventario y mucho más, mediante vistas personalizables, reglas y alertas inteligentes para mantener a todos sincronizados. Además, con las plantillas ya preparadas, puedes iniciar rápidamente las listas en línea, en la aplicación móvil o directamente desde dentro de los equipos de Microsoft.

Esta herramienta tiene plantillas adaptadas a casos de uso específicos como problemas de seguimiento, incorporación de nuevas contrataciones, manejo del itinerario de un evento, administración de activos y mucho más. Estas plantillas vienen con una estructura base, formato, formularios, formato condicional y todo lo que se necesita para comenzar rápidamente el trabajo que te interese.

Además de las plantillas, hay otras dos maneras de ahorrar tiempo para crear listas:

  • Crear una lista a partir de una ya existente – adoptando la estructura y el formato.
  • Crear una lista desde Microsoft Excel – importando los datos de una tabla de Excel mientras eliges la mejor manera de representar la información. Una vez iniciado, tienes todo en el nuevo formato, vistas, reglas y más para representar mejor tu información y volver al trabajo.

Para la primera opción, solo debes dar clic en “nueva lista” en la parte superior de la pantalla, automáticamente te aparecerá un menú donde deberás escoger “lista en blanco”, y posteriormente, te dejará personalizar el nombre, descripción, formato, etc.

Habilidades digitales UDLAP

Igualmente, puedes escoger alguno de los formatos predeterminados de la lista de abajo, y personalizarlos, como te mencionamos al principio. Te recomendamos realizar esta tarea en la opción “Editar en vista de cuadrícula”; para que sea más fácil.

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Una vez que tu lista esté terminada, podrás dar clic en la opción “Exportar a CSV”. Una vez descargado el documento, deberás abrir la carpeta de descarga y seleccionar “abrir con” y posteriormente “Microsoft Excel”. De esta forma, podrás exportar todo el contenido de la lista a una base de datos en Excel donde podrás seguir trabajando el documento de la forma en que lo desees.

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Para la segunda opción, es necesario que, en el menú “Crear lista”, selecciones la opción “Desde Excel”, donde podrás importar una base de datos desde este programa, hacia Lists. Al dar clic, se abrirá el sencillo tutorial para importar tu documento, para que puedas seguir trabajándolo desde la herramienta Lists y compartirlo con otros compañeros o trabajarlo en equipo.

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Con esta opción puedes agregar título, descripción, color y otras características, a la lista que se exportó desde la base de datos que seleccionaste.

Podrás ver todas tus listas en la pantalla principal de Microsoft Lists o dando clic en “Listas recientes” para buscar sobre la que quieras seguir trabajando.

Recuerda, la mejora en las habilidades digitales permite el uso seguro y eficiente de las tecnologías de la información.

Si tienes alguna duda o pregunta, no olvides consultar el sitio “Desarrolla tus habilidades digitales” disponible desde los accesos directos de nuestro portal UDLAP o llamar a Service Desk.