Microsoft Teams te permite comunicarte y colaborar con otras personas fuera de tu organización, a través de una invitación externa, para que puedan unirse a una reunión. En caso de que utilices esta opción con Teams o alguna otra herramienta de Microsoft 365, te recomendamos lo siguiente para realizar estas actividades de manera segura:

Para invitar a un usuario que no es parte de su organización, tienes dos opciones:

Opción 1: Crea una invitación a una reunión desde Outlook, Outlook Web o Teams e invita al usuario mediante su dirección de correo electrónico. Aquí puedes seleccionar si deseas permitir que la reunión sea reenviada, repetida, etc. para ello, solo debes revisar las opciones del menú superior de la pantalla de la reunión.

Explora la “opciones de la reunión” para definir quiénes pueden unirse a la reunión y para blindar mejor tu seguridad. Puedes hacerlo también desde el calendario dando clic en la reunión.

Nota: Si lo hiciste directamente desde Teams, tienes la opción de solicitar un registro a los participantes.

Opción 2: Puedes crear una invitación a una reunión desde Outlook, Outlook Web o Teams, generar el enlace y compartirlo con quien desees que se una a la conversación.

Esta es una manera de mantener las cosas discretas y evitar exponer la lista completa de direcciones de correo electrónico a todos los invitados. Sin embargo, no es posible evitar que se comparta el link de enlace a la reunión con otras personas, por lo que es necesario asegurarse de que se envía el acceso a una persona de confianza, y, en la reunión, debes mantenerte atento de quién se une para poder aceptarlos o no.

Una vez que te encuentres en la reunión, es posible blindar aún mejor esta privacidad, desde el menú de opciones (los tres puntitos de la barra superior de la aplicación) se pueden personalizar opciones como “quién puede omitir el lobby”.

Desde ahí podrás explorar varias opciones y seleccionar la que se ajuste a tus necesidades. Igualmente, puedes seleccionar si quieres que se avise cuando un invitado se una o deje la reunión, si todos pueden presentar, si quieres que la reunión se grabe automáticamente, si se puede utilizar el chat o activar cámaras o micrófonos. No olvides dar clic en “guardar” las opciones para que puedan ser aplicadas.

Con la opción “Permitir presentación”, puedes definir quién comparte su pantalla o prohibir que ciertos asistentes.

Nota: Si decidiste compartir el link de la reunión, te recomendamos activar la opción para avisarte quién se une o deja a reunión, con el fin de que puedas admitir o eliminar a cualquier persona que no esté permitida en la reunión.

Igualmente, te recomendamos revisar el menú “participantes”, donde puedes seleccionar el menú “opciones” (los tres puntitos) y cerrar la reunión una vez que los asistentes estén completos.

Contar con una cultura de seguridad informática es muy importante para las organizaciones y los individuos.